Så här arbetar Sensus med kvalitet
Sensus är en idéburen organisation som syftar till att levandegöra de värderingar som uttrycks i Sensus identitet. Som studieförbund behöver vi hela tiden förnya vår förmåga att förstå och möta behov och förväntningar hos medlemsorganisationer, samarbetsparter och deltagare. Vi behöver samtidigt stärka förmågan att förstå och efterleva de krav och intentioner som våra finansiärer har med sina bidrag.
Ett systematiskt och strukturerat kvalitetsarbete är viktigt för att vi ska vara säkra på att vi gör rätt saker på rätt sätt, men också för att ge oss möjlighet att utveckla och förbättra vår verksamhet och våra rutiner.
Förbundsstyrelsebeslut som ger resultat
I mars 2021 fattade Sensus förbundsstyrelse beslut om en extra satsning på kvalitetsarbetet. Arbetet har successivt intensifierats och förbättringar har genomförts. Idag har Sensus ett robust kvalitetsledningssystem som lägger fokus på processorienterade arbetssätt och som gör det tydligt vilka processer som ska vara lika inom hela Sensus. Vi har ett systematiskt och återkommande arbete med riskbedömningar i alla delar av organisationen.
Antikorruptionspolicy med nolltolerans
Sensus antikorruptionspolicy tydliggör vår nolltolerans mot alla former av korruption, både i den egna verksamheten och i relation till dem vi samarbetar med. Med ett gediget visselblåsarsystem har vi ett bra stöd för att hantera tips från medarbetare, förtroendevalda och arbetssökande som inte fångas upp i våra normala rutiner. Som ett komplement finns också en rapporteringskanal för synpunkter och klagomål från externa parter. Sammantaget gör dessa åtgärder att vi dels får bättre förutsättningar att undvika att fel uppstår, dels får möjlighet att agera om det skulle visa sig att det misstänks förekomma överträdelser av ramverk, ekonomiska oegentligheter eller felaktig användning av bidrag. Det kan också ge oss konkreta tips och idéer på hur vi kan utveckla och förbättra verksamheten.
Internkontroll
En väl fungerande intern kontroll är en viktig grund för en stabil och tillförlitlig verksamhet. Vi har under året stärkt processen kring den del av internkontrollen som har koppling till statsbidrag, regionbidrag och kommunbidrag. Sensus internkontroll består av rimlighetskontroller, risk- och väsentlighetsanalyser, löpande kontroll och egenkontroll, efterkontroll samt registerbaserade kontroller och intygande av revisorer.
Den interna kontrollen innebär att all statsbidragsberättigad verksamhet kontrolleras i en systematisk process utifrån fastställda rutiner. Verksamheten kontrolleras löpande och vid fastställda tidpunkter under året samt efter avslutat verksamhetsår. Med stöd av riskanalyser och rimlighetskontroller granskas varje arrangemang för att kontrollera att rapporteringen av bland annat studieplaner, deltagare och ekonomiska underlag är korrekt. Tillsammans med branschorganisationen Studieförbunden i samverkan arbetar vi proaktivt för att upptäcka eventuella brister eller felaktigheter. Vi samkör deltagare för att upptäcka systematiska oegentligheter samt ställer krav på att all rapportering av verksamheten sker digitalt med bank-id som verifiering.
Alla medarbetare, förtroendevalda och ledare i Sensus ska vara väl insatta i statens folkbildningsmål, vad som gäller för verksamhet med statsbidrag, regionbidrag och kommunbidrag och de värderingar som uttrycks i Sensus identitet. För att hålla kunskapen levande och aktuell genomför vi interna utbildningar, för löpande dialog, använder vår samlade erfarenhet och lär av varandra. När vi ställs inför frågor som rör etik- och gränsdragning tar vi hjälp av den samlade kompetens som finns i Sensus kvalitets- och etikgrupp. Där förs fortlöpande samtal om hur villkor ska tolkas och vad som är god folkbildning för Sensus. Riksförbundet har under året även samlat alla Sensus förtroendevalda (ledamöter, valberedare och verksamhetsrevisorer) till digitala utbildningstillfällen.